미래경제뉴스

[이에렌의 타임시크릿]

프리랜서라면 포트폴리오를 만들자 자료를 정리하지 않으면 기억과 함께 당신의 경력이 사라진다

자료정리와 백업은 필수다

2021. 05. 17 by 이에렌 기자

프리랜서는 자신의 커리어를 쌓아가기 위해서 반드시 자신이 해온 일들을 제대로 정리하고 기록해나가는 것이 필요하다. 나를 증명하지 않으면 일을 주려고 하지 않기 때문이다. 따라서 자신이 해온 작업과 경력들을 정리한 포트폴리오는 필수적이다.

프리랜서 강사의 경우는 주로 출강목록과 강의분야를 프로필에 적어서 내게 되어 있다. 초반에는 어떤 강의를 어느 기관에서 진행했는지 적어놓지 않았다. 단지 다이어리나 핸드폰 일정에 기록해놓고 일을 했었다. 그러다보니 해가 바뀐 후에는 다이어리는 이미 처분해버렸고 핸드폰이 바뀌면서 일정표도 없어져버렸다. (구글 계정과 비밀번호를 제대로 적어놓지 않은 탓이다) 막상 프로필을 작성하려보니 출강한 기관명과 강의내용이 머릿속에서 뒤죽박죽이었다. 결국 영영 기억나지 않아 프로필에 기재하지 못한 업체들도 많았다. 구슬이 서 말이라도 꿰어야 보배라고 했던가. 제대로 기록해두지 않은 걸 무척 반성했다.

그 후로는 출강한 학교의 목록을 연도별로 나누고 다시 일자별로 나누어 각각의 폴더를 만들어 정리하기 시작했다. 예를 들면 ‘2020년’ 이라는 폴더 안에 다시 ‘‘20200412-OO대학교 시간관리 특강’ 식으로 하위 폴더를 생성해 제목으로 어떤 기관의 어떤 내용의 강의인지 알 수 있게 정리한다. 또 출강 초반에는 하지 않았던 중요한 한 가지를 더 정리하는데 바로 강의사진이다. 강의모습이나 출강한 장소 등을 찍어서 기록을 남겨두는 것도 필요한 일이었다. 후에 이 사진들은 나를 홍보할 재료가 되고 때로는 업체들이 프로필을 받을 때 강사가 강의하는 사진을 요구하는 경우도 있기 때문이다.

업무에 필요한 자료도 정리하지 않으면 나중에 활용하려고 할 때 시간이 배로 걸린다. 나는 기사나 책을 읽다가 강의에 활용하면 좋겠다 싶은 것들을 스크랩하거나 캡쳐해둔다. 기사의 경우는 원본URL까지 반드시 정리해서 필요할 때 기사를 바로 볼 수 있게 해둔다. 책의 경우는 책 이름별로 폴더를 만들어 자료를 모아둔다. 이렇게 하면 필요할 때 빠르게 원하는 자료를 찾아볼 수 있다. 강의안의 경우도 비슷한 강의를 할 때는 매번 새롭게 만드는 게 아니라 새롭게 추가하거나 수정할 슬라이드만 변경하는 경우가 많기 때문에 ‘주제별’로 정리한다. ‘리더십’ ‘시간관리’ ‘팀빌딩’ 이런 식으로 폴더를 만들고 주제와 관련된 강의안을 정리해둔다. 새로 추가되는 예시나 내용들도 구분해서 같은 폴더에 정리한다. 그렇게 되면 강의요청을 받고 강의안을 만드는 시간을 절약할 수 있다.

자료정리를 하는 팁은 따로 없다. 중요한 것은 자신이 찾기 좋은 방법으로 정리해야 한다는 것이다. 날짜순이든 가나다순이든 업체별분류든 상관없다. 필요한 자료가 있었을 때 바로 찾아낼 수 있게 해놓기만 하면 된다.

자료정리를 잘했다면 다음은 백업의 단계이다. 어쩌면 자료정리보다 백업이 더 중요한 과정이다. 대학교 강의를 다녀본 사람들이라면 알겠지만 대학교 컴퓨터에 USB를 꽂으면 바이러스에 걸릴 확률이 매우 높다. 그리고 그 USB를 다시 자신의 컴퓨터나 노트북에 꽂게 되면 그 컴퓨터에도 바이러스가 걸려 컴퓨터를 밀어야 하는 상황이 발생한다. 주변강사들 중에 이런 이유로 데이터가 날아가 버린 경우가 꽤 많았다. 특히 프리랜서들은 대부분 자신의 정보와 작업한 데이터를 통해 돈을 벌어들이기 때문에 이런 일을 사전에 막는 것이 시간과 멘탈을 지키는 방법이다. 예전에 열심히 공을 들여 강의안을 만들다가 컴퓨터가 갑자기 에러가 나면서 문제가 생긴 적이 있다. 중간저장을 해놓지 않았는데 데이터가 전부 날아가서 낭패를 본 일이 있었다. 시간도 아까웠지만 꾸역꾸역 다시 만든 강의안이 처음 만든 것보다 마음에 들지 않았다.

보통 한 달 단위로 자료를 백업해두고 있다. 주로 사용하는 것은 외장하드인데 강의안이나 중요하다고 생각되는 자료들은 두 개의 외장하드에 각각 백업을 해둔다. 그리고 일부는 클라우드에도 저장한다. 이중 삼중으로 내 정보와 자료를 지키는 것이다.

소중한 내 시간을 했던 작업을 다시 하는 데 쓰고 싶지 않다면 주기적인 자료정리와 백업은 필수이다.